Olen useasti törmännyt asiakkaiden kanssa haasteeseen siinä, että halutaan tehdä sosiaalista mediaa ja etenkin maksettua mainontaa. Sitten huomataan, että yrityksen sosiaalisen median hallinnointi on hukassa. Joku jossain on perustanut Facebook-sivun, Instagram- tai Pinterest-tilin, lähtenyt firmasta ja sen jälkeen ollaankin sormi suussa, miten sivulle tai mainostilille pääsee käsiksi.
Jokainen, joka joskus on ollut esimerkiksi Facebookin tuen kanssa yhteydessä, tietää, että se on usein loputon ja tuskanhikeä aiheuttava suo. Toimistokumppaneilla on suorempi kaista pääkallopaikoille, mutta työlästä se silti on, varsinkin kun joudutaan hakemaan notaarilta leimattuja dokumentteja selvitystyön tueksi. Miten tämän show’n voisi sitten välttää? Esimerkiksi näillä muutamilla varsin yksinkertaisilla tavoilla.
1. Sivujen perustaminen yritykselle
Älä perusta yrityksen tai brändin sivuja tai mainostilejä henkilökohtaisen tai yksittäisen työntekijän meiliosoitteen taakse, vaan käytä yhteisosoitetta silloin, kun se on mahdollista. Helpommalla pääsee, kun hukassa olevan salasanan voi palauttaa tiimin yhteiseen osoitteeseen. Toisaalta Facebookissa ja LinkedInissä henkilötiliä ei saa luoda yritykselle, vaan sivua tulee aina hallinnoida olemassa olevien henkilöiden, jotka voivat osoittaa henkilöllisyystodistuksen. Yrittäjällä tai pienessä firmassa asia on usein eri, ja osaan yrityksen sivuista tai mainostileistä on tosiaan kirjauduttava oman tilin kautta, joten lue myös seuraavat kohdat.
2. Sivuille aina useampi ylläpitäjä
Kun yrityksen sosiaalisen median sivut ja mainosten hallinta on olemassa, pidä huolta, että ylläpitäjinä on useampi kuin yksi henkilö ja käyttöoikeuksia tulee hallinnoida aina henkilöstövaihdosten yhteydessä. Oleellisinta on, että kun lähtevä henkilö on sosiaalisen median sivujen perustaja tai mainonnan hallinnoija, on hänen, seuraajansa tai esihenkilönsä syytä muistaa siirtää käyttöoikeudet ja yhteiskäyttöisten kanavien osalta salasanat, jolloin vältytään omistajuushaasteilta. Usein sivujen ja mainostilien ylläpitäjiksi myös unohtuu henkilöitä ja kumppaneita, joilla ei lainkaan kuuluisi olla sinne enää pääsyä ja se voi vaarantaa koko sosiaalisen median presenssin.
3. Salasanat tietoturvallisesti tallessa ja päivitettyinä
Sosiaalisen median manageri tai ylläpitäjätiimi on usein salasanojen vartija, joten on tärkeää huolehtia, että ne löytyvät muualtakin kuin yhdestä päästä ulkomuistista eli tietoturvallisesti tallennettuna ja jaettuna. Salasanoja tulee myös vaihtaa säännöllisesti ja muistaa päivittää niidenkin muutokset paikkaan, jossa salasanoja säilytetään.
4. Vastuut ja osaaminen
Onko sosiaalisen median kanavien salasanoista ja pääsyistä vastaaminen HR:n, markkinoinnin, somemanagerin vai IT:n tehtävä? Sopikaa tämä sisäisesti ja kirjatkaa se työtehtäviin, jolloin siitä vaikkapa lähdön yhteydessä muodostuu rutiinia ja on selvää, kenellä pääomistajuus asiasta on. Kouluttakaa väkeä. Tietoturvallinen käyttö ja tiedonjakaminen ovat kuitenkin jokaisen työntekijän vastuulla, ja yhtä lailla näen tärkeäksi sen, että koko henkilökunta tietää edes yleisellä tasolla, mitä kanavia yrityksellä on käytössä, kuka niitä hallinnoi ja miten itse kunkin kannattaa sosiaalista mediaa yrityksen edustamiseen käyttää.
5. Kaksivaiheinen tunnistautuminen
Kaksivaiheinen tunnistautuminen, two-factor-authentication, on oleellinen osa henkilökohtaisten käytäjätilien ja salasanojen turvaamista aikana, jolloin tietomurrot ja tilien kaappaukset ovat valitettavan tavallisia. Toiminnon saat sometilisi asetuksista käyttöön ja on enemmän kuin suositeltua, Facebookilla jopa vaadittua, kaikille admin-tason pääsyillä toimiville henkilöille. Kaksivaiheista tunnistautumista varten voit ladata esim. Google Authenticator -sovelluksen puhelimeesi. Sofia kirjoittikin blogissamme ohjeen, miten kaksivaiheinen tunnistautuminen sosiaalisessa mediassa onnistuu.
6. Viimeisimpänä muttei vähäisimpänä: Facebook Business Manager
Business Manager on ehdottomasti paras paikka hallinnoida yhden sateenvarjon alla käyttöoikeudet niin Facebook- ja Instagram-sivuille, mainostileille, pikseleihin, domaineille ja katalogeihin. Business Manageriin voit kutsua henkilöitä ja kumppaneita eritasoisin oikeuksin, toteuttaa Facebook-, Instagram-, Messenger- ja WhatsApp-mainontaa, jakaa ja luoda pikseleitä ja yleisöjä sekä ladata tuoteluetteloita dynaamista mainontaa varten. Jokaisella Facebook-sivun omistavalla yrityksellä tulisi olla Business Manager perustettuna ja käytössä, ja sen antamat notifikaatiot ja resurssikeskuksen huomiot kannattaa katsoa läpi.
Facebook Business Managerin lisäksi on toki olemassa muitakin sosiaalisen median hallintatyökaluja, kuten edustamamme Sprout Social, jolla voidaan tuoda palveluiden käyttäjähallinta pitkälti yhden käyttöliittymän taakse.
Yrityksen sosiaalisen median hallinnointi
Suosittelenkin erittäin vahvasti, että teette vaikka huoneentaulun tämänhetkisestä tilanteestanne.
- Mitä sosiaalisen median kanavia meillä on käytössä, kuka ne on perustanut ja mikä meiliosoite tai puhelinnumero niihin on yhdistetty?
- Milloin salasana on viimeksi vaihdettu ja missä ne sijaitsevat?
- Ovatko pääsyt mainostileille ja roolitukset ajan tasalla?
- Mikäli tilin omistajuus tai salasana on totaalisen hukassa, voiko edelliseen omistajaan ottaa yhteyttä tai saako lähteneen työntekijän meiliosoitteen palautettua aktiiviseksi?
Viime kädessä jokaisella sosiaalisen median alustalla on tuki, joka pystyy auttamaan kadonneen metsästyksessä ja viimeinen ratkaisu on poistaa tai epäaktivoida vanha sivu ja perustaa täysin uusi. Mikäli sinulla on tällaisia haasteita, autan mielelläni! Voit myös osallistua ensi viikolla koulutukseemme, jossa käydään konkreettisesti läpi sosiaalisen median käyttöoikeuksien hallinnointi turvallisesti.
Ja jos jokin on varmaa, sitä ovat Facebookissa ja sen alustoilla tapahtuvat muutokset. Facebook viesti juuri testailevansa erillisten työtilien luomista, joka helpottaisi henkilökohtaisten ja yrityssivujen hallinnointia erillisinä yksikköinään. Palaamme aiheeseen, kun testit etenevät.
