Sosiaalisella aikakaudella yritykset ja organisaatiot henkilöityvät ja johtajan rooli muuttuu entistäkin viestinnällisemmäksi ja avoimemmaksi. Avoin kommunikointi lisää luottamusta niin yrityksen sisällä syventäen sitoutumista yhteisiin visioihin kuin myös ulkoisesti yrityksen maineen rakentamisessa. Digitaaliset viestintäratkaisut tarjoavat johtajalle uuden mahdollisuuden: vuorovaikutteinen viestintä on mahdollista sosiaalisissa kanavissa.
Johtajan digitaaliset viestintäkanavat
Johtaminen on pitkälti viestimistä ja kommunikointa, yhteisten tavoitteiden asettamista ja saavuttamista. Liiketoiminnan ja yhteiskunnallisten rakenteiden nopea muutos sekä digitalisoituminen ovat tuoneet yrityksille monia haasteita, mutta myös mahdollisuuksia. Verkossa voi nykyisin viestiä tehokkaasti digitaalisilla alustoilla ja mikä tärkeintä, käydä avointa keskustelua.
1. Verkkosivut – verkkonäkyvyyden perusta
Verkkosivut ovat perinteisesti olleet tehokas keino yrityksen markkinointiin ja brändäämiseen. Yhä edelleen verkkosivut ovat yrityksen verkkonäkyvyyden kivijalka, jonka päälle kaikki muu verkon julkinen näkyvyys rakennetaan. Verkkosivuista voidaan rakentaa sekä teknisesti että visuaalisesti juuri sellaiset kuin halutaan, eikä niiden toiminta ole muiden osapuolten päätösten varassa. Verkkosivuja kannattaa kehittää ja uudistaa vastaamaan tämän päivän haasteisiin – nettisivujen tulee päivittyä aktiivisesti, jotta niillä on syy vierailla ja jotta ne eivät ole stattiset ja hiljaiset. Blogi on yksi tehokas keino verkkosivujen aktivointiin ja toisaalta yrityksen asiantuntijoiden esillenostamiseen, kuten ovat myös yritysten henkilöstön esittelyt.
2. Intranet – tiedottamiseen tehokas
Intranet-ratkaisuja on jo pitkään rakennettu yrityksen sisäisen tiedon varastoiksi ja niistä on luotu myös sisäisen tiedottamisen kanavia. Suuri osa viestiliikenteestä kuten myös projektinhallinnasta yrityksen sisällä kulkee kuitenkin yhä sähköposteissa. Yhteisöpalvelujen käyttö yksityiselämässä ja monissa kanavissa kaikille käyttäjille annettu mahdollisuus kommentoida julkaisuja on luonut myös painetta intranettien kehittämiseen entistä keskustelevampaan suuntaan. Monessa intranetissä voikin nykyisin jo tykätä ja kommentoida kuten Facebookissa, mutta vuorovaikutteiseen viestintään intranetit ovat usein yhä liian jäykkiä ja siksi uudenlaiset yritysten sisäiset yhteisöpalvelut kasvattavat suosiotaan.
3. Sisäinen some – keskustelun mahdollistaja
Sisäiset yhteisöpalvelut ovat intranettien seuraava kehitysaste, joka muuttaa toiminnan muodon tiedottamisesta vuorovaikutteiseksi, monenväliseksi viestinnäksi. Samalla pelisäännöt muuttuvat, kun kaikista voi tulla julkaisijoita ja reaalielämän hiljainen voikin saada sanansijaa viestimällä kirjallisesti. Avoin kommunikointi lisää luottamusta ja syventää varmasti henkilöstön sitoutumista yhteisiin visioihin – viestintä on taitolaji. Uutta hanketta lanseerattaessa koko porukka täytyy voittaa omalle puolelle, jotta hanke saadaan ensin yrityksen sisäisesti ja sen jälkeen myös ulkoisesti nousukiitoon.
Jo vuonna 2013 Gartner ennusti, että vuoteen 2016 mennessä 50 prosentilla isoista yrityksistä on Facebookin tyylisiä sisäisiä yhteisöpalveluja käytössään ja että 30 prosenttia näistä kanavista pidetään yhtä olennaisina kanavina kuin puhelinta ja sähköpostia on pitkään jo pidetty. Onko tämä toteutumassa yrityksessänne, vai pitäisikö alkaa ottaa kehitysaskeleita?
4. Julkinen some – julkisen näkyvyyden aktivointi
Yritysten tavoitteena on brändätä toimintaansa ja näkyä oikealla tavalla nykyaikaisessa mediakentässä. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti oman median rakentamista: yritys tarvitsee omaa julkaisutoimintaa, jotta sen toiminnasta löytyy sisältöjä verkosta. Yrityskanavien lisäksi on tärkeää aktivoida henkilöstö, koska muuten yritys ei aidosti ole läsnä keskusteluissa. Kuinka moni meistä haluaa käydä keskusteluja logon kanssa? Ei kovin moni. Ennemmin käännymme yrityksissä työskentelevien ihmisten puoleen.
Jos yrityskulttuuri ei vielä tue aktiivista, julkista osallistumista yhteisöllisen median keskusteluihin, on hyvä aloittaa laittamalla ensin sisäinen yhteisöllisyys kuntoon, eli kannustamalla tekijöitä ottamaan käyttöön uudenlaisia työskentelytapoja ja yhteisöllisiä kanavia. Tämän jälkeen on luontevampaa lähteä liikkelle myös julkisen näkyvyyden rakentamisessa. Kun harjoittelu ja mahdolliset mokat tehdään sisäisesti, ei ulospäin näkyvässä viestinnässä tarvitse pelätä virheitä toimintatapojen jo ollessa tuttuja.
Sitoudu tekemiseen ja ohjeista henkilöstöä
Henkilöstön sitouttaminen uudenlaiseen viestintäkulttuuriin ei ole aina yksinkertaista. Jotta viestintäkulttuurin muutosta edes voidaan alkaa rakentamaan, täytyy johdon todella itse ymmärtää yhteisöllistä mediaa – eli heidän kannattaa itse olla läsnä kanavissa. Lisäksi muutoksen täytyy lähteä johdosta liikkelle.
Johdon sitoutuminen viestintään on avain aidosti viestivään organisaatioon. Se on elinehto uskottavalle viestinnälle.
– Pekka Sauri
Kun johto näyttää esimerkkiä, on henkilöstöllä selkeät esikuvat ja myös syy aktivoitua itse. Johdattaessasi yritystä sosiaaliselle aikakaudelle, muista ohjeistaa, vinkata ja innostaa. Ohjeistuksen laatimiseen voit katsoa vinkkiä vaikka Ylen juuri päivitetystä ohjeistuksesta, jossa mielestäni kaikki tärkeä on huomioitu: oman roolin hahmottamiseen kannustetaan ja toisaalta kehotetaan huomioimaan lupaa toimia yhtiön nimissä erilaisilla foorumeilla. Kun pelisäännöt ovat kunnossa ja kieltämisen sijaan kannustetaan käyttämään yhteisöpalveluita yrityksen tarpeiden mukaisesti, aletaan hiljalleen huomata muutosta ihmisten tavoissa toimia, osallistua ja näkyä. Yrityksestä alkaa löytyä työntekijälähettiläitä. Näin olemme askelen lähempänä tavoitettamme: vuorovaikutteista yritystä, joka on ketterä liikkeissään.
