Yhdeksän kymmenestä vastaa sisäisen viestinnän olevan organisaationsa suurimpia kipukohtia, kun miettii työntekijöiden arkea. Mielenkiintoiseksi tämän tekee se, että sama vastaus tulee vastaan kymmenen hengen fimoissa siinä missä tuhansien henkilöiden taloissa.
Mitä isompiin ympäristöihin mennään, sitä enemmän sisäiseen viestintään liittyvät ongelmat näkyvät arjessa. Yksi kokee läpinäkyvyyden puuttuvan tekemisestä, kun taas toinen ei koe minkäänlaista yhteyttä organisaation johtoon. Negatiivisista asioista viestitään formaalisti kapulakielellä, eikä onnistumisiakaan nosteta pinnalle. Pienissäkin organisaatioissa tekemisen hajaantumisen myötä koetaan ongelmaksi, että ei tiedetä mitä muualla tehdään ja ketkä siellä tekevät.
Miksi sisäinen viestintä on sitten niin vaikeaa? Yksi pahimmista ongelmista on se, että kukaan ei koe sisäisen viestinnän olevan omalla tontillaan, vaikka sisäisen viestinnän pitäisi olla kiinteä osa jokaisen päivittäistä työtä. Johtajat luottavat viestinnän tai HR:n hoitavan asian, vaikka henkilöstö kaipaa juurikin johdon kasvoja kertomaan missä mennään. Intranetia ei lue kukaan, sähköpostiakin tulee liikaa. Ja miksi asioita viestittäisiin moneen kertaan, kun meillä on kuukausipalaverit, joissa ne käydään läpi?
Video sisäisen viestinnän muotona
Yhteenkuuluvuuden kannalta yksi tärkeimpiä tekijöitä on toisten ihmisten tunteminen. Ratkaisuksi on organisaatioissa tarjottu pikaviestimiä, Slackin ja Yammerin tyyppisiä keskustelua mahdollistavia ratkaisuja ja sosiaalisia intranet-alustoja. Sanallinen viestintä mahdollistaa nopean ajatusten vaihtamisen ja kevyemmänkin dialogin, mutta se ei korvaa kasvokkain tapahtuvaa viestimistä.
Yhä useampi organisaatio on ottanut käyttöön Skypen ja Hangoutsin tyyppisiä palveluita tuodakseen ihmiset omilla kasvoillaan asioiden äärelle. Somecon sisällä olemme hyödyntäneet Hangoutsia sisäisissä palavereissa niin isommilla porukoilla kuin kahden kesken. Vaikka videokonferenssit eivät korvaa aitoja silmästä silmään kohtaamisia, on kahdelle paikkakunnalle jakautuneessa organisaatiossa koettu videopalaverien pitävän tekemisen tiiviimpänä. Hymyllä ja äänensävyillä on merkitystä kommunikoinnissa, vaikka viestitäänkin tuttujen kesken. Kustannustehokkuuttakin ajatellen tämä on toki iso asia, kun ihmisiä ei tarvitse liikuttaa lännen ja idän välillä päivittäin.
Palaverien ohella video on tiedon välittämisen muotona hyvä väline taklaamaan sisäisen viestinnän persoonattomuutta ja organisaation ihmisten jäämistä tuntemattomiksi toisilleen. Videon kautta viestimällä viestistä tulee henkilökohtaisempi, kun sitä saatetaan tunteita ja ilmeitä viestivien kasvojen ja äänen avulla. Sinänsä vähäpätöinen asia nopeasti mietittynä, mutta kasvot ja äänet tekevät viestijöistä meille helpommin lähestyttäviä ja muistettavia. Viestijän muuttuminen ihmiseksi laskee kynnystä kontaktoida ja käydä keskustelua.
Jos pysähdyt hetkeksi miettimään asiaa, niin välittyykö onnistuminen paremmin saavutuksistaan ylpeän tiimin itsensä kertomana videolla vai tekstimuodossa sisäisenä tiedotteena? Valaako vaikeassa tilanteessa johtajan henkeä luova video enemmän uskoa ihmisiin kuin sähköpostitse välitetty viesti?
Videon monikäyttöisyydestä huolimatta on aiheellista kysyä, miksi monet meistä suosivat edelleen kirjoitettua tekstiä videon sijaan? Tekstiä ja kuvia on nopea silmäillä ja etsiä sieltä itselle oleelliset asiat, joihin syventyä tarkemmin. Aina ei olla paikassa, jossa voidaan katsella ja varsinkin kuunnella videoita, joten viesti voi jäädä välittymättä, mikäli ei muista palata uudelleen videon äärelle.
Tekstin silmäiltävyys on videossa hitusen haastellinen toteutettava, joten sisältö kannattaa käsikirjoittaa valmiiksi ja pitää tiiviinä ilman suurempia rönsyjä. Mikäli videolle on tulossa pituutta, kannattaa videon alussa käydä läpi pääkohdat, joita video tulee tarjoamaan.
Video ei synny ja tule näkyville itsestään
Videosisällön suurin kulmakerroin on videon tuottaminen. Tarvitaan työkalut kuvaamiseen ja editointiin, studiot ja valaistukset. Kulmakerroin on iso, mikäli video tuotetaan asiakasmateriaaliksi ja jaettavaksi julkisesti, mutta sisäisessä käytössä ei tarvitse luoda Hollywood-tason tuotantoa. Mikäli organisaatiossa on siirrytty Nokia Communicator -tuoteperheestä eteenpäin, matkapuhelimen tuottama kuva ja ääni on varsin riittävää, kunhan tilassa on hyvä valaistus ja taustahäly minimissään. Ulkoista mikrofonia kuitenkin suosittelemme lämpimästi.
Teknistä laatua suuremmaksi haasteeksi näen sisällön jakamisen. Prosessi on hidas, kun tuotettu video pitää ladata esimerkiksi Youtubeen tai Vimeoon, merkitä salaiseksi ja linkittää intraan. Löydettävyyden kannalta pitäisi sisältö saada avainsanoitettua ja kategorisoitua, mutta tarjoaako kaikki intranet-alustat tätä mahdollisuutta tahi onko sitä intraa laisinkaan. Vinkkinä siis intranet-hankkeiden suunnittelijoille – mieti alustaratkaisussa videokanavien mahdollisuus, niin videon tuottamisen kuin löydettävyyden perspektiivistä.
Maailmalta löytyy ratkaisuja edellä mainittujen ongelmien taklaamiseen, mm. Dreambroker ja Office 365 Video, jotka on suunnattu ensisijaisesti organisaatioiden sisäiseen videoviestintään ja sisällöntuotantoon. Youtube-soittolistojen upottaminen intrasivustoille on mahdollista ja esimerkiksi WordPressin päälle löytyy useampiakin ratkaisuja videogallerioiden ylläpitämiseen. Myös Snapchatin hyödyntäminen on mahdollista sopivasti katseluoikeuksia puukottamalla.
Miten Someco on hyödyntänyt sisäistä videota?
Erinomainen kysymys, kiitos siitä! Olemme omassa käytössä kokeilleet sisäistä videota hyvinkin suoraviivaisella lähestymisellä, eli käytössämme on Facebookissa suljettu ryhmä, jossa on vain Somecon henkilökunta.
Kyseisellä ryhmällä ei ole käytännössä muuta funktiota kuin toimia Facebook Live -videon lähetyspaikkana, eli kaikki Somecon työntekijät voivat tuottaa videosisältöä omilla puhelimillaan sillä hetkellä takaraivossa kuumottavista aiheista. Livevideo tarjoaa mahdollisuuden käydä dialogia, mikäli ihmisiä on linjoilla samaan aikaan ja mikä hienointa, livevideot tallentuvat palveluun myöhemmin katseltavaksi kommentteineen. Isoissa organisaatioissa Facebook-ryhmät ei ole ylätasolla niin toimiva vaihtoehto, mutta projektitiimeissä kokeilemisen arvoinen lähestyminen.
Videoiden tekeminen on hyvin suoraviivaista, kun videoita ei tarvitse editoida ja erikseen ladata palveluun. Facebook tuo parhaillaan livevideon luomismahdollisuutta työpöytäympäristöön, eli videoita on mahdollista tehdä suoraan kameralla varustetulta tietokoneelta.
Somecolaisten luomat sisällöt ovat liikkuneet laidasta laitaan – kevään traineet esiteltiin sisäisesti livelähetyksessä, johtoryhmän palaverin sisältö on purettu videolla, Tukholmaan jumiin jääneet konsultit ovat purkaneet turhautumistaan, hääjuhlapaikallaan kouluttamassa ollut konsultti kuvaili tuntojaan ja esitteli paikkoja, toimari kertonut ajankohtaisuuksia, ollaan striimattu kuukausipalaverit ja itse kukin tunnelmoinut yksin tai porukassa arkeaan. Tulevaisuuden mahdollisuuksia on esimerkiksi esitellä tulevia ja tehtyjä asiakasprojekteja tiimien toimesta.
Tallentuvan livevideon vuoksi olen jopa alkanut miettimään Facebook Workplacea Slackin ja Facebook-ryhmän korvaajana.
Video tarjoaa sisäisessä viestinnässä lukuisia mahdollisuuksia johtajan adhoc-viestinnästä omilla kasvoillaan yksittäisten työntekijöiden esittelemiseen ja tiedon jakamiseen. Olisi kuitenkin mukava kuulla miten teidän organisaatiossanne hyödynnetään videota tai onko se agendalla. Kommentoi siis rohkeasti tämän artikkelin perään tai Twitterissä/Facebookissa!
