Toimiva sisäinen viestintä on yksi tärkeimmistä työtyytyväisyyden tekijöistä ja hyvän työntekijäkokemuksen rakennuspalikoista. Kun kilpailu parhaista osaajista käy monilla aloilla kuumana, ei organisaatioilla ole varaa jättää tätä mahdollisuutta käyttämättä – ja osaavia tekijöitä sitouttamatta.
Paitsi tiedon jakamista, moderni työyhteisöviestintä on vuorovaikutusta, oivalluttamista, yhteisen ymmärryksen luomista ja sen varmistamista, että työyhteisö on sitoutunut toimimaan yhteisiä, selkeitä strategisia tavoitteita kohti.
Mutta avoin viestintäkulttuuri ei rakennu itsestään. Näillä vinkeillä pääsette alkuun ja eteenpäin.
1. Kaikki lähtee strategiasta ja suunnitelmasta.
Kuten kaikki ulkoinenkin viestintä, myös työyhteisöviestintä on parhaimmillaan strategista ja suunnitelmallista. Vaikka viestinnässä on aina syytä jättää tilaa reagoinnille, ei sisäinen viestintä voi rakentua kokonaan ad hocin varaan.
Työyhteisöviestinnän tärkein tehtävä on varmistaa, että jokainen työntekijä toimii samoja – organisaation strategiassa määriteltyjä – päämääriä kohti.
Kuten joku viisas on joskus sanonut, kertaus on opintojen äiti. Tämä pätee myös työyhteisöviestinnässä: yhteisen tekemisen suuntaviivat, tavoitteet ja arvot on tärkeää pitää tapetilla jatkuvasti sen sijaan, että ne hautautuisivat intran syövereihin tai sähköpostilaatikon perukoille. Ei siis yleensä riitä, että asia viestitään kerran ja yhdessä kanavassa.
Vastuu siitä, että viesti menee perille ja tulee oikein ymmärretyksi ja sisäistetyksi, on viestijällä – ei viestin vastaanottajalla. Oletus, että jokin tieto tai toimintatapa olisi lävistänyt koko organisaation ja jalkautunut arkiseen käyttöön, kun se on kerran intrassa informoitu, on varma askel kohti epäonnistumista.
2. Ovathan prosessit ja kanavat kunnossa?
Selkeän strategian ja esimerkiksi vuosikellon ympärille kirjattujen suunnitelmien lisäksi on ensisijaisen tärkeää varmistaa, että sisäisen viestintänne prosessit ovat selkeät ja kanavat asianmukaiset. Ovathan kanavanne kaikkien tiedossa ja käytössä, ja tavoittavathan ne osaajanne tasapuolisesti? (Ja onhan teillä myös prosessit tämän mittaamiseen, ettekä perusta päätöksiänne mutuun?)
Samat työyhteisöviestinnän toimintatavat eivät palvele kaikkia. Jos teette tietotyötä ruutujen äärellä, on osaajajoukkonne tavoittaminen digitaalisia kanavia käyttäen todennäköisesti helpompaa kuin organisaatiossa, jossa tekijät ovat jakautuneet maantieteellisesti laajalle eivätkä vietä työpäiväänsä Teamsissa tai intrassa – tai tietokoneella lainkaan.
Strategisessa työyhteisöviestinnässä kanavat eivät ole vain teknologiaa vaan myös ihmisiä: johdon ja esihenkilöiden rooli viestien välittäjinä on oleellinen.
Ei siis unohdeta ihmiskohtaamisten voimaa, vaikka työelämä onkin ottanut viime vuosina valtavan digiloikan. Myös fyysiset tilat ja tapahtumat, sisäinen podcast tai vaikkapa suklaapatukan kera toimitettu postikortti voivat valituissa hetkissä toimia viestien välittäjinä.
Hajanaisuus voi haastaa tehokasta viestintää ja vaikeuttaa tiedon löytämistä, joten varmistakaa, että kanavien lisäksi myös tavat käyttää niitä ovat kaikille selvät. Ja koska informaatiotulva voi vaivata myös työpaikalla, kannattaa sisäisen viestinnän prosessit kiillottaa peilikirkkaiksi. Mistä kanavasta löytyy staattisempi tieto, missä julkaistaan ajankohtaisimmat uutiset? Missä tilanteissa käytössä ovat digitaaliset viestintäkanavat ja koska on parempi tarttua puhelimeen? Milloin pidetään palaveri?
3. Ole avoin ja aina ajan tasalla.
Erityisen tärkeää toimiva sisäinen viestintä on kriisi- ja muutostilanteissa, jotka epäilemättä ovat viime vuosina tulleet tutuiksi liki jokaisessa organisaatiossa. Kriisin hetkellä on kuitenkin myöhäistä alkaa harjoitella, ja tästä syystä työyhteisöviestinnän suunta on hyvä hioa selkeäksi jo tavallisen arjen tiimellyksessä.
Kun työyhteisöviestintä on strategista ja suunnitelmallista, se on todennäköisemmin myös oikea-aikaista.
Kun viestintä on nopeaa ja parhaassa tapauksessa ennakoivaa, vältytte huhuilta ja spekuloinnilta. Ne luovat ikävää ilmapiiriä etenkin tilanteissa, jotka voivat olla muutenkin epämukavia ja epävarmuutta aiheuttavia. Työyhteisöviestinnässäkään ei kuitenkaan kannata hosua, vaan toimia harkitusti ja tilannetta lukien: miten viestiä riittävästi, muttei kuitenkaan liikaa?
Kenties yksi tyypillisimmistä haasteista työyhteisöviestinnän toimivuudesta tiedusteltaessa on viestinnän määrä: osa haluaa tietää vain oman työnsä kannalta relevantit asiat eikä lainkaan enempää, osa kaipaa jatkuvaa laajaa kokonaiskuvaa ja haluaa inspiroitua myös muusta organisaation tekemisestä, vaikkei se suoranaisesti itseä koskettaisikaan. Palvelevatko prosessinne ja kanavanne molempia tarpeita?
Parhaimmillaan avoin, oikea-aikainen viestintä murtaa siiloja ja lisää osaajienne sitoutumista.
4. Vapaamuotoinen viestintä hitsaa porukasta yhteisön.
Sosiaalinen media on osa liki jokaisen arkea ja vapaa-aikaa, ja myös monissa organisaatioissa on käytössä niin sanottu sisäinen somekanava. Mutta hyödynnetäänkö siellä aidosti sosiaalisessa mediassa oppimaamme tapaa ja tahtia viestiä? Kannattaisi!
Pelkän yksisuuntaisen tiedottamisen sijaan moderni työnantaja tarjoaa alustan myös (kevyemmälle) keskustelulle ja ajatusten vaihdolle.
Tällaisena työpaikan sisäisenä sosiaalisen median kanavana toimii esimerkiksi meillä LM Somecolla Slack. Siellä jaamme paitsi omilla kanavillaan ilmoitukset, ajankohtaiset uutiset ja alan kiinnostavat kehitysaskeleet sekä niihin liittyvän keskustelun, mahdollistamme myös kohtaamiset esimerkiksi lemmikinomistajille, lukutoukille ja sportti-intoilijoille.
Tuttuus luo turvallisuutta, ja uuden oppiminen esimerkiksi toisessa kaupungissa tai toimipisteessä työskentelevistä kollegoista jäisi ilman näitä keskusteluja vähemmälle. Toki vapaampi jutustelu kollegojen kesken ei ole kaikkien juttu, ja tällöin onkin tärkeää tehdä – jälleen kerran – pelisäännöt selväksi: missä kanavissa läsnäolo on välttämätöntä, missä kanavissa viestitään kriittisimmät asiat, missä taas keskustelu on vapaamuotoisempaa ja sen myötä myös vapaaehtoista.
Muiden aito kohtaaminen – joko läsnä tai etäyhteyksillä – ja kuulumisten vaihto tekevät myös yhteistyöstä helpompaa. Kun tunnemme toisemme, tiedämme, millaista viestintää tai tukea kukakin tarvitsee. Ja kun viestintäkulttuuri on avoin ja ilmapiiri turvallinen, on itse kunkin helpompi nostaa sopivissa kanavissa esiin myös mieltään painavia aiheita ja mahdollisia kehityskohteita.
5. Ei esimerkin voimaa voittanutta.
Avoin ja turvallinen keskustelukulttuuri on merkittävä työtyytyväisyyden ja psykologisen turvallisuuden tekijä, mutta se ei synny itsestään. Jos päätätte kannustaa henkilöstöä vapaampaan, avoimeen keskusteluun yhteisillä alustoilla, osallistukaa keskusteluihin itsekin sekä omilla avauksilla että kommentoimalla ja jatkamalla muiden aloittamia keskusteluja.
Kuten sosiaalisen median maailmasta tiedämme, sitoutuminen luo lisää sitoutumista. Mikäli olette vasta matkalla kohti avoimempaa viestintäkulttuuria, on sitä hyvä alkaa rakentaa esimerkin voimalla.
Johdon ja viestinnän osallistuminen näyttää esimerkkiä myös keskustelun sävystä; pyrkikää kannustavaan, oivalluttavaan ja kehittävään sävyyn.
Suitsuttakaa yhteisissä kanavissanne onnistumisia ja osaajia harjoittelijoista johtajiin ja kaikkea siltä väliltä. Kannustakaa myös henkilöstöänne kehumaan ja kiittämään kollegaa – tämä luo hyvää mieltä sekä kiittäjälle, kiitoksen saajalle että kaikille ympärillä!
Kriittinen palaute on kuitenkin syytä antaa aina henkilökohtaisesti ja yksityisesti.
+ 1 Ei vain puhetta, vaan kuuntelua ennen kaikkea!
Viimeinen bonusvinkkini – kenties jopa koko tekstin tärkein – on osoitettu erityisesti johtajille: kuten kaikki moderni viestintä, myös sisäinen viestintä on parhaimmillaan vuorovaikutusta, ei vain yksisuuntaista tiedottamista.
Kun siis lähdette rakentamaan avointa viestintäkulttuuria, pysähtykää aivan ensi kuuntelemaan. Olkaa läsnä henkilöstönne arjessa iloineen ja haasteineen. Organisaationne voi aidosti kehittyä vain, kun todella kysytte ja ennen kaikkea aidosti kuuntelette ihmisten ajatuksia.
Joten, korvat hörölle ja viestimään!
Kaipaako organisaationne tukea avoimen viestintäkulttuurin kehittämiseen, viestinnän strategiseen suunnitteluun tai esimerkiksi johdon tai asiantuntijoiden viestintävalmiuksien parantamiseen? LM Somecon viestinnän osaajat ovat apunanne – otathan yhteyttä ja jutellaan lisää!
