Olipa kerran yrityksessä äksä mietteliäs viestintävastaava Petteri, jolle esihenkilö Tiina oli antanut tehtäväksi pistää sisältömarkkinoinnin ja sosiaalisen median mittarit ja raportit kuntoon. Tämän hetkinen tila ei enää riittäisi. Tiina oli käskenyt ottaa mallia markkinointiosaston Tuukasta, jolla kuulemma oli excelit ja KPI:t hallussa. Toisaalla lähes yhtä mietteliäs viestintäpäällikkö Noora organisaatiossa yksä mietti, miten saisi johtoryhmän ymmärtämään aktiivisen, vuorovaikutteisen ja avoimen viestinnän tärkeyden.
Kummallakin heillä on ongelma, johon uskon vakaasti tietäväni vastauksen! Rohkenen ehdottaa heille sisältöstrategian rakentamista.
Miksikö? No, esimerkiksi näistä syistä:
1. Sisältöstrategia auttaa priorisoimaan sisältöjen tuottamista ja keskittämään resurssit tavoitteiden kannalta olennaisimpaan tekemiseen.
2. Sisältöstrategia auttaa myös tekemään sisältötyöstä ja viestinnästä entistä suunnitelmallisempaa.
3. Sisältöstrategia selkeyttää sisältötyön vastuita ja tuottamisen prosessia.
4. Ennen kaikkea sisältöstrategia määrittelee sisällöille selkeät tavoitteet ja mittarit. Onnistuminen on näin ollen helposti havainnollistettavissa.
5. Sisältöstrategia tuo organisaation tarinaan yhteneväisyyttä.
6. Strategiadokumentti on helppoa jakaa niin organisaation sisällä kaikille sisällöntuottajille kuin ulkoisesti vaikka yhteistyökumppaneille.
Mitä sisältöstrategia pitää sisällään?
Sisältöstrategian sisältö ja laajuus riippuvat hyvin paljon organisaatiosta. Yleensä lähdetään tavoitteiden ja pääviestien työstämisestä. Mitä haluamme sanoa ja kenelle? Mitä tavoitteita sisällöille asetetaan? Tämän lisäksi määritellään kohderyhmät tai asiakaspersoonat, joille sisältöä tuotetaan sekä ne kanavat, joiden kautta nämä yleisöt todennäköisesti löytyvät.
Luonnollisesti mietitään myös uusia ja viilataan vanhoja sisältökonsepteja, joilla varmistetaan tavoitteiden toteutuminen arjen sisältötyössä, sekä luodaan suunnitelmallisuutta ja laatumielikuvaa. Tavoitteiden perusteella määritellään mittarit, joilla mitataan sisältöjen vaikuttavuutta ja kehitetään niitä. Lopuksi sisältöjen kehittämiselle työstetään konkreettinen tiekartta, jota seuraamalla tavoite varmasti saavutetaan.
Muita keskeisiä teemoja strategiatyössä ovat usein äänensävyn määrittäminen, asiakasvuorovaikutuksen ohjeistus ja kehittäminen tai vaikka kriisiviestinnän prosessi.
Strategiatyön päätavoite on suunnitelmallisuuden kautta helpottaa käytännön sisällöntuotantoa, auttaa kohdistamaan resurssit tavoitteiden kannalta oikein sekä tukea sisältöjen jatkuvaa kehitystyötä. Mutta miten hyvä strategia syntyy: Onko se mahdollista tehdä omin voimin, vai tarvitaanko aina ulkopuolista apuria?
Mitä mahdollisuuksia Nooralla ja Petterillä on?
Mikäli heillä on paljon aikaa käytettävissä, sisältöstrategian voi toki rakentaa ihan itse. Valitettavasti usein tilanne ei näin ole. Muut päivittäiset työtehtävät eivät salli “ylimääräistä” työtehtävää, eikä yksin työstäminen tunnu muutenkaan toimivalta vaihtoehdolta. Budjetti on kuitenkin rajallinen, jolloin ulkopuolista apua kannattaa käyttää lähinnä strategiatyön fasilitointiin. Tällöin Noora, Petteri tai kuka tahansa voi osallistua vaikka webinaarisarjaan, jossa he työstävät avullani sisältöstrategian viiden viikon aikana. Lopuksi käymme strategiadokumentin yhdessä läpi, jolloin he saavat ulkopuolisen suositukset strategiansa linjauksiin. 
Jos aikaa ei ole tähänkään, mutta budjetti antaa periksi ulkopuolisen avun käyttämisen, voi antaa ohjat kokonaan osaavan ammattilaisen käsiin. Hänellä kun on jo kokemusta erilaisista yrityksistä ja organisaatioista, ja osaa näin keskittyä olennaisiin kysymyksiin. Meillä Somecolla on useampikin ammattilainen tähän työhön. Tutustumme ensin organisaatioonne ja haasteisiinne perinpohjaisesti. Tämän jälkeen rakennamme yhdessä työpajatyöskentelyssä juuri teidän tavoitteitanne tukevan strategian, jonka me työstämme valmiiksi dokumentiksi. Autamme mielellämme myös strategian viemisessä käytäntöön. Helppoa!
Tarinan opetus on se, ettei Petterin ja Nooran kannata jäädä haasteineen yksin. Sisältöstrategian rakentaminen auttaa oman tekemisen konkretisoinnissa ja priorisoinnissa niin kulmahuoneessa kuin jokapäiväisessä sisällön tuottamisessa. Sisältöstrategia luo loistavan pohjan suunnitelmalliselle sisällöntuotannolle ja viestinnän jatkuvalle kehittämiselle.
Erilaisista tavoista löytyy varmasti jokaiselle sopiva vaihtoehto.
Tämä tarina on tosi.
