Sosiaalinen media on tullut jäädäkseen yritysten viestintään ja markkinointiin, mutta mikä tärkeämpää, sen mukanaan tuomat toimintamallit tarjoavat isoja mahdollisuuksia myös yritysten sisällä.
Mahdollisuuksien edessä on toki erinäisiä peikkoja asenteista teknologiaan, joskin hyviä perusteluja alkaa olemaan yllin kyllin asenteiden muuttamisen tueksi. Monessa yrityksessä on myös jo teknologisia ratkaisuja, jotka mahdollistavat uusien työmallien ottamista osaksi arkea ilman isoja lisäkustannuksia, mutta pelkkä teknologia on huono renki, mikäli isäntä pelkää rengin syrjäyttävän isäntänsä.
Anna ideoille pikkusormi ja ne antavat uuden käden
Yhdessä tuotettu ja keskusteltu sisältö innovatiivisiin teknologiaratkaisuihin nojaten nosti sosiaalisen median palvelut suureksi hitiksi, mutta yritysten sisällä vastaava muutos on antanut odottaa itseään.
Noin tuottavan tekemisen kannalta Facebookista puhuminen harvemmin nostaa johtajien luottamusta ja toisaalta jos minulle tulisi joku myymään ajatusta yrityksen sisäisestä Facebookista, ohjaisin myyjän ystävällisesti ovelle ja pohtimaan uutta tulokulmaa. Sivulauseena todettakoon, että Facebook on lanseerannut sisäisen Facebookin, Facebook at Workin, mutta unohtakaamme tämä hyvän tarinan tieltä.
Kylmä totuus on kuitenkin se, että sisäisiä viestintä- ja tuottavuusratkaisuja mietittäessä ei ole tarkoitus saada ihmisiä jakamaan mietteitään tai keskustelemaan keskenään vaan tarkoitus on saada heidät tuottamaan entistä helpommin ja tehokkaammin lisää arvoa omalle tekemiselleen, yritykselle ja asiakkaalle.
Yrityksen kannalta arvoa on löydettävissä jo pelkästään siitä, että yhdessä tekemistä helpottavat alustavat tuovat organisaation tekijät lähemmäs toisiaan maantieteelliset ja sisäiset rajat poistaen. Virtuaalisesti saman pöydän ääreen istuttaminen antaa uudenlaisen mahdollisuuden ideoida ja jalostaa toisten ilmoille heittämiä ajatuksia uusista tuotteista, palveluista ja toisaalta nykyisen toiminnan parantamisesta.
Monessa tutkimuksessa on todettu yhdeksi suurimmaksi syyksi siirtyä sisäisesti kommunikoivampaan malliin juurikin ideoinnin mahdollistaminen ja helpottaminen. Ideoiden jalostaminen myös oman tiimin ulkopuolella antaa uudenlaista perspektiiviä ja toisaalta mahdollisuuden hyödyntää jo aiemmin mahdollisesti samoja ajatuksia hautoneiden ja kokeilleiden kokemuksia.
Toinen paljon tutkimuksissa pinnalle noussut toive työntekijöiden suunnalta oli mahdollisuus kysyä kysymyksiä. Eikä suotta, sillä pään hakkaaminen seinään ongelmien edessä on keskimäärin hullun hommaa, mikäli sinulla olisi hyödynnettävissä koko yrityksen tietämys.
Ajan hukkaamisesta menetetyn ajan hyödyntämiseen
Palaveriorientoituneessa kulttuurissa käytetään paljon aikaa itse palavereissa istumiseen, mutta myös yllättävän paljon kuluu aikaa palaverista toiseen siirtymisiin.
Puhelinpalaverit jaettavien työpöytien ja yhdessä muokattavien dokumenttien kanssa ovat jättimäinen askel eteenpäin. Tähän kun yhdistää verkossa tapahtuvan tehtävien hallinnan ja niihin liittyvien keskustelujen käymisen tehtävien äärellä, päästään parhaimmillaan irti ylimääräisistä statuspalavereista kaiken tarvittavan tiedon ollessa projektiin kuuluvien saatavilla.
Toki palaverien tehostamisen ensimmäisen askel olisi määritellä selkeä agenda ja palaverien johtaminen agendan pohjalta ilman rönsyilyjä.
Suurempi kysymys kuitenkin lienee se, mihin näitäkin vapautuneita minuutteja sitten käytettäisiin? Kenties asiantuntijoiden osaamisen kehittämiseen? Kenties siihen kuuluisaan innovointiin, jota peräänkuulutetaan, mutta johon ei ole koskaan aikaa?
Viisi virikettä sisäiseen syttymiseen
- Anna organisaatioissa hälyyn hukkuville mahdollisuus saada äänensä kuuluville, kaikki kun eivät ole räiskyviä, itsestään ääntä käytävillä pitäviä persoonia
- Johtajien puhutaan olevan pihalla työntekijöiden arjesta, eli mahdollista johtajallekin näkyvyys ja osallistuminen keskusteluihin läpi organisaation
- Siirrä ryhmäsähköpostikeskusteluiden kautta sähköpostien syövereihin hukkuva tietämys koko organisaation oppimismateriaaliksi sisäisten yhteisöjen avulla
- Avoin kommunikointi lisää luottamusta toisiin tekijöihin ja syventää sitoutumista yhteisiin maaleihin
- Anna ideoille siivet tuomalla koko organisaation näkemykset ja tietous ideoiden jalostamisen tueksi
Hienommatkin ratkaisut jäävät käyttämättä, mikäli ne eivät tuota arvoa käyttäjilleen ja niille asioille, joita he yrittävät saavuttaa. Siksipä kannattaa ennen suuria päätöksiä haastatella ihmisiä asioista, jotka tuottavat heidän arjessaan tuskaa.
