Kuvittele tilanne: markkinointitiimi tekee parhaansa uuden mainoskampanjan lanseeraamiseksi, HR julkaisee samanaikaisesti työpaikkailmoituksia ja rakentaa työnantajabrändiä, sijoittajasuhteet tiedottavat kvartaalituloksista ja eri liiketoiminta-alueet puskevat tuotelähtöisiä, taktisia myyntiviestejään ulos. Viestit eivät ole synkronoituja, äänensävy vaihtelee ja joku keksii kysyä, kuinka monta LinkedIn-julkaisua on ok julkaista päivässä. Sosiaalisen median kanavissa ja tiedotejärjestelmässä on ruuhkaa! Vasen käsi ei tiedä, mitä oikea tekee. Lopputulos: kakofonia, joka hämmentää niin asiakkaita, työntekijöitä kuin sijoittajiakin. Aikaa on kulunut myös tuhottomasti asioiden koordinoimiseen, materiaalien tuottamiseen, palavereissa istumiseen ja yleiseen säätämiseen. Kuulostaako tutulta?
Monessa organisaatiossa yksi markkinointiviestinnän suurimmista haasteista ei ole niinkään resurssien puute tai osaamattomuus, vaan sisäinen organisoituminen, yhteiset työtavat ja viestien kulku. Esimerkiksi sosiaalisen median sisältöä tuottaa useampi henkilö, kanavia käytetään moneen eri tarkoitukseen ja kokonaiskuvaa ei ole kukaan oikein hahmottamassa. Tämä sirpaloitunut tekeminen heikentää viestinnän vaikuttavuutta ja yhtenäisyyttä, mutta kuormittaa ennen kaikkea työntekijöitä.
Ratkaisu ei synny itsestään – mutta onneksi muutos on mahdollinen
Työprosessien määrittely ja uusien työtapojen omaksuminen vaativat organisaatiolta ennen kaikkea muutoshalukkuutta ja -kykyä. Työnkuvien määrittely ja yhteisten työkalujen ja palaverikäytäntöjen sopiminen voivat kuulostaa vanhanaikaisilta ja tylsiltä ratkaisuilta, mutta joskus vanha konsepti toimii paremmin kuin liuta uusia.
Miten sitten lähteä viemään sisäistä organisoitumista eteenpäin ja parantaa yhteispeliä käytännössä? Tässä viisi askelta, joilla muutos voidaan viedä läpi:
1. Viestintästrategian ja brändiohjeistuksen kirkastaminen
Ensimmäinen askel on varmistaa, että organisaation viestintästrategia ja brändin ydinviestit ovat kaikkien tiedossa ja sisäistetty. Tämä tarkoittaa yhteisten tavoitteiden, kohderyhmien, avainviestien ja äänensävyn määrittelyä. Varmistakaa, että kaikilla viestinnän parissa työskentelevillä on pääsy ajantasaiseen brändiohjeistukseen ja että he ymmärtävät, miten niitä sovelletaan eri kanavissa.
2. Yhteiset prosessit ja työkalut
Luokaa selkeät prosessit ja työskentelytavat sisällöntuotantoon, -hyväksyntään ja -julkaisuun. Tämä voi tarkoittaa yhteisten sisältökalentereiden käyttöönottoa, jotta kaikki näkevät, mitä on tulossa ja milloin. Ottakaa käyttöön yhteisiä projektinhallinta- ja viestintätyökaluja, jotka helpottavat tiedonjakoa ja yhteistyötä osastojen ja tiimien välillä. Esimerkiksi jaetut dokumenttipohjat ja kuvapankit voivat säästää aikaa ja varmistaa yhdenmukaisuuden.
3. Roolien ja vastuiden selkeyttäminen
Määrittäkää selkeästi, kuka vastaa mistäkin viestinnän osa-alueesta ja kenellä on lopullinen hyväksyntävalta. Vaikka sosiaalista mediaa voivat käyttää useat henkilöt, on tärkeää, että jokaisella kanavalla on nimetty vastuuhenkilö, joka pitää huolen linjasta ja koordinoinnista muiden viestijöiden kanssa. Säännölliset ”synkkauspalaverit” eri sidosryhmien kesken ovat myös ensiarvoisen tärkeitä.
4. Koulutus ja tiedon jakaminen
Järjestäkää säännöllisesti koulutuksia ja epävirallisempia tilaisuuksia, joissa jaetaan parhaita käytäntöjä, uusia trendejä ja organisaation omia linjauksia. Tämä auttaa ylläpitämään yhteistä ymmärrystä ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla viestinnän tavoitteiden ja toteutuksen suhteen. Myös toisilta oppimisen mahdollistaminen ja onnistumisten jakaminen on tärkeää. Vaikka digi on ystävä, parhaimman lopputuloksen saa ihan kasvokkain tiimin kesken tapaamalla.
5. Datan ja analytiikan jakaminen ja hyödyntäminen
Markkinointiviestinnän vaikuttavuuden mittaaminen ja kerätyn tiedon jakaminen ovat avainasemassa jatkuvan kehityksen kannalta. Varmistakaa, että viestinnän tuloksista ja analytiikasta kerätty tieto ei jää vain harvojen käyttöön. Mitkä viestit toimivat ja missä on parantamisen vara? Seuratkaa yhdessä strategisten pääteemojen läpimenoa eri kanavissa ja keskustelkaa siitä, miten viestintää tulisi jatkossa painottaa tavoitteiden saavuttamiseksi. Kun kaikki ovat tietoisia onnistumisista ja kehityskohteista, tiimi voi oppia yhdessä ja suunnata toimenpiteet entistä tehokkaammin.
Bonus
Kehittyminen tapahtuu usein myös agendavapaassa vuorovaikutuksessa. Luokaa siis foorumeita ja tilaisuuksia, joissa viestintää eri kulmista katsovat henkilöt voivat tavata, keskustella ja jakaa tietoa. Tämä voi olla esimerkiksi kuukausittainen ”viestintäkahvi”, sisäinen chattikanava tai kuukausittainen aamupala. Kun ihmiset tuntevat toisensa ja tietävät, kehen ottaa yhteyttä, kynnys yhteistyölle madaltuu.
Tekoäly muuttaa peliä – fokus strategiaan ja yhteistyöhön
Tekoälyn myötä markkinointi ja viestintä keskittyvät yhä enemmän suorittavan työn sijasta tavoitteelliseen ja strategiseen suunnitteluun, yhteistyön ja eri muuttujien organisointiin. Tekoäly voi tehostaa rutiinitehtäviä ja tuottaa sisältöä, mutta se ei pysty korvaamaan ihmisten välistä yhteistyötä, monimutkaisten tavoitteiden yhteensovittamista tai eri toimijoiden ja ohjelmien välisten synergioiden luomista.
Onnistuneen markkinointiviestinnän keskiössä ei tulevaisuudessa ehkä enää olekaan yksittäiset teot tai kampanjat, vaan kollektiivinen kyky tehdä päämäärätietoisesti ja pitkäjänteisesti vaikuttavaa viestintää eri kohderyhmille.
Tämä vaatii sisäistä yhtenäisyyttä ja kykyä puhaltaa yhteen hiileen. Kun sisäiset prosessit ja yhteiset pelisäännöt ovat kunnossa, viestintä on tehokkaampaa, vaikuttavampaa ja brändinne puhuu yhdellä ja samalla äänellä.
Lepo, poistu!
Psst! 9.10. on tulossa mainio ja käytännönläheinen koulutus sosiaalisen median strategiasta. Kannattaa tulla kuulolle!
