Etenkin isot yritykset ja organisaatiot – te, jotka hallinnoitte kymmeniä tai satoja Facebook-tilejä, Instagram-sivuja ja joilla kymmenet ihmiset tuottavat sisältöjä ja mainontaa kanaviin – tässä teille ilouutisia: Meta Work Accountien eli työtilien kehitys vaikuttaa edistyvän Metan suunnalla. Emme vielä tiedä, milloin uudet hallinnoidut Metan työtilit tulevat saataville Suomessa. Meta kuitenkin jo lupaa beta-vaiheessa olevaa toimintoa esittelevällä sivustollaan, että saatavuus tulee tämän vuoden aikana paranemaan. Myös ohje- ja tukisivustolta löytyy jo paljon suomenkielistä ohjeistusta siirrosta. Lähdin penkomaan ohjeistuksia ja selvittämään, miten voimme valmistautua tähän mahdollisuuteen ennalta.
Meta on tuonut tänä vuonna beta-käyttöön Metan työtilit (engl. Work Account). Work Account on seuraava kehitysversio, joka tulee tekemään yritysten ja organisaatioiden Business Manager-hallinnoinnista ammattimaisempaa. Meta lupaa sivustollaan, että saatavuus tulee tämän vuoden aikana paranemaan ja myös suomenkielistä ohjeistusta on jo saatavilla. Myös ohje- ja tukisivustolta löytyy jo suomenkielistä ohjeistusta siirrosta paljon.
Hallinnoitu työtili on oman organisaation hallinnoima tili. Hallinnoidun Meta-tilin avulla voi käyttää Meta Business Suitea, Business Manageria, mainosten hallintaa ja muita yritystyökaluja.
Näin organisaatiolla on jatkossa enemmän kontrollia työhön liittyvien Facebook- ja Instagram-yritystilien ja -sivujen tietoturvaan, ja hallinnoinnista tulee yritys- ja organisaatiokohtaisesti ammattimaisempaa kuin nykyinen Facebook Business Manager mahdollistaa.
Facebook- ja Instagram-sisällöntuotantoon tai -mainontaan ei siis jatkossa enää tarvita henkilökohtaista Facebook-tiliä.
Työtilien tullessa ei siis ole pakko käyttää henkilökohtaista Facebook-tiliä kirjautumisessa ja single sign-on -integraatiosta (esim. Microsoft 365 -työtilin kautta kirjautumisesta) tulee mahdollista, mikäli siirtymä tähän hallinnointiin yritys- ja organisaatiokohtaisesti päätetään tehdä.
Miksi hallinnoitu Meta-tili kannattaisi ottaa käyttöön?
1. Pienennä turvallisuusriskejä
Työtilien avulla yrityksen tai organisaation työntekijät voivat käyttää Facebookin ja Instagramin toimintoja aiempaa turvallisemmin. Yritystason turvallisuusominaisuuksiin sisältyy integraatio organisaation tunnistetietojen toimittajan kanssa, mikä mahdollistaa kertakirjautumisen käytön käyttäjien kirjautumistietojen todentamiseen.
2. Hallinnoi tilejä tehokkaasti
Hallinnoi ja hallitse yrityksen tai organisaation tilejä yhdessä paikassa. Tunnistetietojen toimittaja voidaan yhdistää tilin automaattista hallinnointia ja myös työtilien luontia ja poistoa varten.
3. Työntekoa Facebookissa ilman henkilökohtaista tiliä
Työntekijöiden ei tarvitse huolehtia henkilökohtaisten Facebook-tilien käytöstä työnteossa, vaan yritys- ja organisaatiokäyttö on henkilötilistä irrallista.
Huom! Kun tutkit Metan ohjeistuksia, ethän hämmästy uutta yritysportfolio-termiä. Meta kutsuu Business Manager-tilejä nykyisin yritysportfolioiksi.
Miten Work Accountien tuloon voi valmistautua?
Kuten yllä mainitsin, Metan ohje- ja tukisivustolta löytyy jo ohjeistusta hallinnoituihin työtileihin siirtymisestä, myös suomen kielellä. Lähdin penkomaan ohjeistuksia ja selvittämään, miten itse kukin organisaatio voi valmistautua jo ennalta hallinnoitujen työtilien tuloon. Näin valmius ottaa toiminto käyttöön olisi mahdollisimman hyvä jo siinä vaiheessa, kun se tulee saataville Suomessa.
Monia niin sanottuja valmistelevia tehtäviä voi jo tehdä, jotta uuteen hallinnointiin siirtymistä voi nopeuttaa sitten, kun se tulee saataville myös Suomesssa. Ohje- ja tukikeskus neuvoo siirtämään kaikki yritysportfolioiden eli Business Managerien työntekijät käyttämään työsähköpostiosoitteitaan sivujen hallinnoinnissa. Käyttäjien käyttöoikeustasojen asianmukaisuutta kannattaa myös tarkastella, jotta hallinnointi on toteutettu fiksusti ennen hallinnoituihin tileihin siirtymistä. Yritykselle tai organisaatiolle tulisi myös nykyisen Business Managerin tietoturvakeskuksessa määritellä luotettu sähköpostidomain ja ottaa muut tietoturvatoiminnot käyttöön. Mikäli kaipaatte tässä työssä apua, auditoimme mielellään nykyistä Business Manager -hallinnoin tilaa ja tuemme samalla muutokseen valmistautumisessa! Mikäli auditointi kiinnostaa, tutustu LähiTapiolalle toteuttamaamme sosiaalisen median tietoturvan auditoinnin ja ohjeistuksen projektiin.
Business Managerin käyttö kuntoon
Jos Business Managerin käyttö on organisaatiossasi vähän levällään, eli ketään ei ole nimetty siitä vastaamaan ja käyttö on huteralla pohjalla, mutta ammattimaisempi, muutenkin kuin henkilökohtaisten Facebook-profiilien kautta organisoitu hallinnointi kiinnostaa, kannattaa ottaa osaa Business Manager -koulutukseemme! Seuraava sosiaalisen median tietoturvaan ja Business Manageriin syventyvä koulutuksemme järjestetään 29.11. klo 10–12 ja silloin käymme läpi myös kaiken, mitä tässä vaiheessa tiedämme Work Accounteihin liittyvästä siirtoprosessista.
