Varsinais-Suomen hyvinvointialue (Varha)
Sosiaalisen median kanavasuunnittelu ja tietoturva
Kanavasuunnittelun perusajatuksena on kunkin asiakasorganisaation tavoitteiden ja resurssien mukainen läsnäolo sosiaalisessa mediassa. Vuorovaikutus valittujen kohderyhmien kanssa sekä tapa olla läsnä eri kanavissa suunnitellaan huolellisesti dataan perustuen. Kun kanavapaletti on linjattu, on aika tehdä tarvittavat rakenteelliset muutokset sekä varmistaa käytössä olevien kanavien tietoturvallinen käyttö ja hallinnointi.
Varsinais-Suomen hyvinvointialue eli Varha on Varsinais-Suomen maakunnan kattava hyvinvointialue, joka perustettiin 1.1.2023 osana sote-uudistusta.
Varha kilpailutti markkinointi- ja viestintätoimistokumppaninsa keväällä 2023 ja LM Someco valittiin yhdeksi kumppaneista. Yhteistyömme on keskittynyt erityisesti uuden hyvinvointialueen sosiaalisen median käytön kehitystoimenpiteisiin, sillä organisaatiouudistuksen myötä periytynyt kanavapaletti oli laaja ja kaipasi uudelleen jäsentelyä niin kokonaisuuden kuin kanavien hallinnollisen rakenteen näkökulmasta.
Lähtötilanne
Organisaatiouudistuksen seurauksena akuuttina tarpeena oli Varhan hallintaan organisaatiouudistuksen myötä siirtyneiden yli sadan sosiaalisen median kanavan kokonaisvaltainen järkeistäminen ja kanavien käytön uudelleen suunnittelu. Tässä pohdittiin, onko uuden organisaation järkevää viestiä aiemman organisaatiorakenteen pohjalta luotujen kanavien kautta, vai voitaisiinko esimerkiksi osa Facebook-sivuista ja Instagram-tileistä yhdistää. Usein asiakkaamme saavat vastaanotettua viestimme paremmin, jos pystymme keskittämään viestintää yhteen tai muutamaan isompaan sosiaalisen median tiliin. Näille tileille pyritään saamaan laaja seuraajakunta ja niillä tavoitetaan suuri yleisö sen sijaan, että käytössä olisi lukuisia pienemmän seuraajakunnan seuraamia tilejä.
LM Somecon rooli
LM Someco toimi konsulttina kanavasuunnittelun työpajoissa sekä toteutti päivitetyn kanavasuunnitelman ja some-kanavien vähimmäiskriteerit, joiden avulla sosiaalisen median viestintää kehitetään tukemaan Varhan asiakasviestintää ja organisaation toimintaa.
Laajan suunnitteluprosessin luontevana jatkeena toteutettiin sosiaalisen median tietoturvan auditointi. Auditointi toimi pohjana kanavien hallinnoinnin ja tietoturvallisen käytön suosituksille sekä ohjeistuksille.
Lisäksi LM Someco valmensi Varhan viestintäpalveluita mm. Metan Business Managerin ja Business Suiten käytössä sekä loi kaikille sosiaalisen median tilejä käyttäville selkeät ohjeistukset Business Managerin ja Business Suiten käyttöön. Varhan viestintä myös ylläpitää omaa sosiaalisen median osaamista osallistumalla #SomenHermolla-webinaarisarjaan.
Lopputulema
Sosiaalisen median kanavasuunnittelun lopputulemana valmistui päivitetty kanavasuunnitelma, jota Varhan viestintäpalvelut toteuttavat vaiheittain edeten. Hallinnoinnin ja tietoturvan auditointi perustui tähän kanavasuunnitelmaan, ja sen pohjalta toteutettiin lisäksi yksityiskohtainen, käytännönläheinen ohjeistus, jonka turvin sosiaalisen median tietoturvan tasosta voidaan pitää hyvää huolta jatkossa.
”Varhan alaisena on yli 150 sosiaalisen median tiliä, joita hallinnoidaan palveluistamme käsin. On ensiarvoisen tärkeää saada niiden tietoturva kuntoon. LM Somecon kanssa laaditut some-kanavien vähimmäiskriteerit auttavat meitä kanavavalikoimamme järkevöittämisessä. Lisäksi Business Managerien suunnitelmallisen käyttöönoton myötä saamme kanavapalettimme tietoturvalliseksi. Kun lähdimme tähän työhön, olimme neuvottomia valtavan työn edessä. Nyt meillä on hyvät askelmerkit tulevaisuuteen.”
Katja Heinämäki, viestintäpäällikkö, Varha